Facturación electrónica DIAN y Régimen SIMPLE para pymes en 2026

NIT, cédula y RUT: tres cosas distintas que se confunden

El NIT (Número de Identificación Tributaria) es el número de las empresas: 9 dígitos más un dígito de verificación, con formato XXX.XXX.XXX-Y. Ese dígito final se calcula con una fórmula (módulo 11) y no es opcional: si lo escribe mal, la factura electrónica se le rechaza.

Las personas naturales, en cambio, se identifican con su cédula. Cuando un cliente le pida “el NIT”, si usted es persona natural, lo que va a entregar es su cédula.

Y el RUT en Colombia NO es un número: es el Registro Único Tributario, el documento donde queda inscrito ante la DIAN qué actividades hace usted y qué responsabilidades tributarias tiene. Cuando le piden “el RUT”, le están pidiendo el PDF actualizado, no una cifra.

Una recomendación práctica: tenga siempre a la mano el RUT en PDF actualizado y sus datos exactos (razón social, NIT con dígito de verificación, dirección, correo de facturación). La mitad de los retrasos de pago en Colombia empiezan por una factura con un dato mal escrito.

¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?

La factura electrónica de venta es obligatoria para los responsables de IVA en régimen ordinario y para TODOS los inscritos en el Régimen SIMPLE, sin excepción. Es decir, si usted se pasa al SIMPLE, factura electrónicamente aunque sea un negocio muy pequeño.

La factura se valida ante la DIAN antes o inmediatamente después de entregarla al cliente, lleva un código único llamado CUFE y queda registrada en el sistema RADIAN. Ese registro es importante para el cobro: es la prueba de que el documento existe y de cuándo se entregó.

Si usted le compra a alguien que NO está obligado a facturar (por ejemplo, un independiente pequeño), la DIAN le exige emitir un documento soporte para poder deducir ese costo o gasto. Sin ese documento soporte, el gasto no le sirve para la declaración.

Factura, documento soporte y cuenta de cobro: cuál usa cada quien

Esta es la confusión más común entre independientes y pymes chicas. Los tres documentos existen, pero no son intercambiables.

IVA 19%: tarifas, exentos, excluidos y el “no responsable de IVA”

La tarifa general del IVA en Colombia es 19% y la autoridad es la DIAN. Existe además una tarifa diferencial del 5% para ciertos bienes y servicios, y dos categorías que suenan parecido pero no lo son: los bienes EXENTOS están gravados a tarifa 0% y dan derecho a devolución del IVA pagado; los EXCLUIDOS simplemente no causan IVA y no dan ese derecho.

Hay una figura clave para el negocio pequeño: el “no responsable de IVA” (lo que antes se llamaba régimen simplificado). Una persona natural pequeña puede no cobrar IVA si cumple TODAS estas condiciones al mismo tiempo.

Si usted supera cualquiera de esos topes, pasa a ser responsable de IVA: debe cobrarlo, declararlo y pagarlo. Y ojo, el tope se mide tanto con los ingresos del año anterior como con los del año en curso, así que el cambio puede darse a mitad de año.

• Ingresos brutos del año anterior y del año en curso inferiores a 3.500 UVT, es decir, $183.309.000 en 2026.
• Tener máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede o local.
• No operar bajo franquicia, concesión, regalía o explotación de intangibles.
• Que sus consignaciones bancarias y contratos tampoco superen las 3.500 UVT.

La UVT: la unidad con la que la DIAN mide todo

La UVT (Unidad de Valor Tributario) es la unidad base con la que se expresan todos los topes, bases y sanciones tributarias. Cada año la DIAN la actualiza y, con ella, se mueven automáticamente todas las cifras.

La UVT de 2026 es $52.374, fijada por la Resolución DIAN 000238 de 2025 (subió cerca del 5,17% frente a los $49.799 de 2025). Con ese valor, los topes que más le importan a una pyme quedan así.

Régimen SIMPLE: para quién sirve y qué le ahorra

El Régimen SIMPLE de Tributación (RST) es el alivio pensado para la empresa pequeña. Reemplaza el impuesto de renta por una tarifa única y progresiva que se aplica sobre los ingresos brutos, según el grupo de actividad y el nivel de ingresos.

Pueden entrar personas naturales con negocio y personas jurídicas cuyos socios sean personas naturales, con RUT al día y facturación electrónica, siempre que sus ingresos brutos anuales sean inferiores a 100.000 UVT ($5.237.400.000 en 2026).

La comparación que hay que hacer es contra el régimen ordinario, donde el impuesto de renta de las personas jurídicas tiene una tarifa general del 35%, sin tarifa preferencial por tamaño. Para una empresa pequeña y con márgenes normales, el SIMPLE suele salir mejor; para una con márgenes muy bajos y muchos costos deducibles, no siempre. Esa cuenta la debe hacer su contador con sus números reales.

• Ventaja 1: paga sobre ingresos brutos, con una sola declaración anual y anticipos bimestrales, sin la complejidad de la depuración de renta.
• Ventaja 2: en general no queda obligado a practicar retenciones en la fuente a título de renta, salvo las laborales. Menos trabajo administrativo.
• Ventaja 3: le simplifica el flujo de caja, porque paga en anticipos pequeños y previsibles.
• Condición: estar inscrito en el SIMPLE obliga a facturar electrónicamente, sin importar el tamaño del negocio.

Retención en la fuente: las bases y la alerta de 2026

La retención en la fuente no es un impuesto aparte: es un anticipo. Cuando su cliente le retiene, esa plata queda a su favor para descontarla después en la declaración. Por eso vale la pena guardar todos los certificados de retención.

Estas son las bases y tarifas de referencia. Y viene la advertencia más importante de esta guía: entre enero y mayo de 2026 rigieron bases reducidas por el Decreto 572 de 2025, que después fue SUSPENDIDO por el Consejo de Estado, volviéndose a las bases del Decreto 1625. Es una norma bajo control jurisdiccional, así que no use una base fija: verifique la base vigente a la fecha de cada operación.

Cómo empezar a facturar electrónicamente sin enredarse

Facturar electrónicamente no exige que usted sea experto en tecnología. Se hace a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que se encarga de generar el archivo, validarlo y guardarlo. En el mercado colombiano hay varios autorizados, entre ellos Siigo, Alegra, Facture y Dataico.

El orden que le recomendamos es este, y en general se puede resolver en pocos días.

• Actualice su RUT ante la DIAN con las responsabilidades correctas y verifique que el correo registrado sea uno que usted revise.
• Habilítese como facturador electrónico en el portal de la DIAN y solicite el rango de numeración autorizado.
• Escoja un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN y haga las pruebas de habilitación que exige el proceso.
• Cargue bien sus datos y los de sus clientes: razón social exacta, NIT con dígito de verificación, dirección y correo de facturación.
• Defina desde el principio la forma de pago y el plazo en la factura (contado, 15 días, 30 días). Una factura sin plazo claro es una factura difícil de cobrar.
• Guarde y respalde sus facturas: son su soporte ante la DIAN y su prueba principal si un cliente se atrasa.

Verifique siempre con la DIAN o su contador

Todas las cifras de esta guía corresponden a 2026: UVT $52.374 (Resolución DIAN 000238 de 2025), IVA general 19%, tope del SIMPLE 100.000 UVT y tope de no responsable de IVA 3.500 UVT.

Esta guía es informativa y NO reemplaza asesoría contable o tributaria profesional. Varias normas de retención de 2026 están en litigio y las tarifas, los topes y la UVT cambian cada año. Antes de declarar, facturar o cambiarse de régimen, verifique con la DIAN o con su contador. Un cambio de régimen mal hecho es caro y difícil de deshacer.